Klachtenregeling

Inleiding

Op basis van artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties, is het van belang dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Hiervoor is de navolgende klachten- en klokkenluidersregeling opgesteld.

1. Definities

  • Organisatie: De Wert accountants & belastingadviseurs (hierna te noemen De Wert) te Eindhoven.
  • Medewerkers: al degenen die werkzaam zijn op opdrachten van De Wert of op andere wijze aan De Wert zijn verbonden.
  • Compliance officer: de compliance officer van De Wert.
  • Maatschap: de maatschap van De Wert.
  • Secretariaat: het centrale secretariaat van De Wert.
  • Werkgever: de persoon of rechtspersoon met wie of waarmee de medewerker een arbeidsovereenkomst heeft en die middellijk of onmiddellijk maatschapslid is van De Wert.

2. Klachten naar aanleiding van de uitvoering van werkzaamheden

Indien ontevredenheid bestaat over de uitvoering van onze werkzaamheden of over de medewerkers van onze organisatie, kan dit aanleiding zijn tot het indienen van een klacht.

Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend met vermelding van naam en adres van de klager.

Klager dient zich in eerste instantie te wenden tot het secretariaat van De Wert die de klacht doorgeleidt naar de verantwoordelijke accountant en de compliance officer. De verantwoordelijke accountant voorziet de compliance officer van alle relevante documentatie. Klager kan zich desgewenst ook rechtstreeks schriftelijk tot de compliance officer wenden.

3. Meldingen naar aanleiding van vermeende onregelmatigheden of incidenten (klokkenluidersregeling)

Personen die een vermeende onregelmatigheid binnen of (mede) buiten onze organisatie aan de orde willen stellen, die van invloed kan zijn op de kwaliteit van de uitvoering van onze werkzaamheden, dan wel het vermoeden hebben dat sprake is van een (dreigende) betrokkenheid van onze organisatie en/of haar medewerkers bij een strafbaar feit en/of wetsovertreding die het vertrouwen in onze organisatie of in de financiële markten kan schaden, kunnen dit melden bij de maatschap en de compliance officer.

4. Onderzoek compliance officer

De compliance officer geeft naar aanleiding van een klacht of melding als bedoeld onder 1 en 2 hierboven, binnen 10 werkdagen schriftelijk bericht aan klager c.q. melder (“klokkenluider”) en aan de voor de betreffende werkzaamheden verantwoordelijke accountant, dat de klacht c.q. melding in behandeling is genomen. In het geval van een klacht of melding, die betrekking heeft op een bepaalde persoon informeert de compliance officer tevens deze persoon. Hierna worden de klager c.q. melder, de verantwoordelijke accountant en de persoon over wie een klacht of melding gaat, tezamen aangeduid als betrokken personen.

De compliance officer onderzoekt de klacht c.q. melding en is in dat kader bevoegd om kennis te nemen van alle opdrachtdocumentatie die hij relevant acht. De anonimiteit van de klager of melder wordt op diens verzoek gewaarborgd, mits dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen en mits de gerechtvaardigde belangen van de organisatie hierdoor niet in gevaar komen. Er wordt in ieder geval zorgvuldig omgegaan met de belangen van de klager of melder.

De compliance officer is bevoegd om juridisch advies in te winnen als hij dat nodig acht.

De compliance officer is bevoegd om alle betrokken personen te horen.

De compliance officer documenteert het onderzoek zodanig dat het dossier de conclusies kan dragen. Hij formuleert zijn voorgenomen conclusie en stelt de betrokken personen in de gelegenheid hun visie daarop te geven. Vervolgens rapporteert de compliance officer aan de maatschap met afschrift aan de betrokken personen.

Het rapport van de compliance officer heeft het karakter van een advies aan de maatschap. In dit advies geeft de compliance officer aan of naar zijn oordeel de klacht c.q. melding gegrond is, of er gebeurtenissen hebben plaatsgevonden waarbij sprake is van betrokkenheid van onze organisatie en/of haar medewerkers bij strafbare feiten en/of wetsovertredingen die het vertrouwen in onze organisatie of in de financiële markten kunnen schaden, en of er aanleiding is voor de maatschap om maatregelen te nemen.

De compliance officer rondt zijn onderzoek binnen een redelijke termijn af.

5. Rol van de maatschap

Het is de taak van de maatschap om:

  • Een besluit te nemen over de klacht c.q. melding;
  • Het besluit en de motivering daarvan aan de compliance officer en aan de betrokken personen en aan de betrokken cliënt mee te delen en eventueel te bespreken;
  • Passende maatregelen te treffen;
  • Waar van toepassing de ingevolge wet- en regelgeving verplichte meldingen te doen; de compliance officer wordt hier steeds in geconsulteerd;
  • Zonodig maatregelen te nemen tot aanpassing van instructies, opleidingen of voorschriften.

De maatschap rondt de behandeling van de klacht c.q. melding binnen een redelijke termijn af. Indien de maatschap van plan is af te wijken van het advies van de compliance officer, bespreekt zij dat van tevoren met de compliance officer. Mededelingen van de maatschap zoals bedoeld in deze bepaling vinden steeds schriftelijk plaats.

6. Geheimhouding

Alle medewerkers die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de behandeling van een klacht of melding in de zin van deze regeling, zijn verplicht tot geheimhouding overeenkomstig de binnen onze organisatie geldende regels, met inbegrip van deze regeling.

Alle mededelingen die in het kader van de uitvoering van deze regeling worden gedaan, bevatten niet meer informatie dan voor het onderzoek respectievelijk de uitvoering van deze regeling noodzakelijk is.

Het voorgaande laat onverlet dat het noodzakelijk kan zijn de feiten die aanleiding hebben gegeven tot de klacht of melding, mee te delen aan bevoegde autoriteiten op grond van een wettelijke verplichting tot melding.

Het meldingdossier wordt bewaard gedurende tenminste zeven jaar onder verantwoordelijkheid van de compliance officer. Dossiers worden vernietigd na afloop van de bewaartermijn.

7. Rechtsbescherming

De Wert waarborgt dat de medewerker die met inachtneming van deze regeling een klacht heeft ingediend of een melding heeft gedaan, wordt beschermd tegen de eventuele nadelige effecten hiervan voor zijn/haar positie binnen onze organisatie, ongeacht de uitkomst van de behandeling van de betreffende klacht of de melding.

8. Wet bescherming persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze regeling. De compliance officer dient zorg te dragen voor de correcte naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens in het kader van deze regeling.

9. Bekendmaking van deze regeling

Aan deze regeling wordt bekendheid gegeven door opneming in het kwaliteitshandboek en door publicatie op de website van De Wert.